큐텐 주문 들어오면? 발송 처리 실전 절차

첫 주문 알림이 떴어요. 반가운데… 막상 QSM을 열면 메뉴가 많아서 "뭘 누르고, 뭘 입력해야 하지?" 막막하죠.

이 글은 주문이 들어온 뒤 실제로 상품을 보내기까지의 절차를 화면 순서대로 정리한 거예요. 특히 초보가 헷갈리는 주문 상태 4단계와, 의외로 중요한 발송예정일을 실무 관점에서 짚어드릴게요.

전체 흐름부터

큐텐 배송은 이 흐름으로 돌아가요.

고객 주문 → 입금 완료(신규 주문) → 판매자가 확인·포장 → 배송사로 발송 → QSM에 '발송 처리' → 배송 완료

핵심은 마지막의 '발송 처리' 예요. 실제로 택배를 보낸 뒤, QSM에 "보냈습니다"라고 등록(송장 입력)하는 단계죠. 이걸 해야 큐텐 시스템상 발송으로 잡혀요.

1. QSM 들어가서 한국어로 (자동번역은 끄기)

큐텐 재팬 사이트 맨 아래 QSM(판매 관리 툴) 으로 로그인해요.

처음 들어가면 일본어로 떠 있을 텐데, 좌측 상단 지구본 아이콘에서 언어를 한국어로 바꾸세요. 이때 중요한 게, 브라우저 자동번역(구글 번역 등)은 꼭 끄세요. 큐텐이 자체 제공하는 한국어 버전을 써야 메뉴가 어긋나지 않고, 공지사항도 한국어 설정일 때 한국 셀러용 내용이 떠요.

2. 주문 상태 4단계만 알면 안 헷갈려요

QSM 첫 화면엔 주문/배송, 클레임/문의 메뉴가 있고, 결제대기·신규주문·배송요청·배송지연 건수가 보여요. 배송/취소/미수취 → 배송 관리 탭에서 대부분 처리해요.

주문건은 아래 4단계 상태로 흘러가요. 각 단계에서 뭘 할 수 있는지가 달라요.

💡 재고 연동(카페24·이지어드민 등) 을 쓰면, 발송예정일을 직접 안 넣어도 주문 즉시 '배송 준비'로 자동 전환돼요.

3. 실제 발송 처리하기

배송 관리 탭에 들어가면 '배송 요청 요약보기'와 '상세보기'가 있어요.

• 요약보기: 주문 상황만 빠르게 확인
• 상세보기: 고객 주소·연락처까지 봐요. 실제로 보내려면 이 상세보기에서 확인해야 해요

순서는 이래요.

1. 신규 주문 확인 → 재고 체크하고 상품 포장
2. 상세보기에서 고객 주소·연락처 확인
3. 미리 설정해둔 배송사로 실제 발송 (송장 번호 받기)
4. QSM에 돌아와 발송 처리 = 송장 정보 입력
5. 이후 배송 완료까지 안내는 고객에게 자동 전달

[이미지: QSM 배송 관리 → 발송 처리 화면]

4. '발송예정일'이 생각보다 중요해요

많은 분이 그냥 넘기는데, 발송예정일은 두 가지 의미가 있어요.

① 고객 취소를 막아줘요.

주문이 '주문 처리 중·신규 주문·배송 지연' 상태일 땐 고객이 언제든 취소할 수 있어요. 그런데 판매자가 발송예정일을 입력해 '배송 준비'로 넘기면, 고객이 자유롭게 취소하지 못해요. 어렵게 들어온 첫 주문을 지키려면 빨리 발송예정일을 넣는 게 유리하죠.

② 고객과의 약속이에요.

발송예정일을 넣으면 고객에게 자동 안내가 가요. 이 날짜를 지키는 게 신뢰가 되고, 그게 단골로 이어져요. 그러니 못 지킬 날짜를 넣지 말고, 지킬 수 있는 날짜로 잡으세요. (게다가 한 번 입력하면 수정이 안 되니 더 신중히요.)

5. 발송예정일 vs 발송가능일, 페널티는 '발송가능일' 기준이에요

이름이 비슷해서 헷갈리는 분이 정말 많은데, 역할이 완전히 달라요. 이거 하나는 꼭 구분하세요.

발송예정일은 주문이 들어온 뒤 발송 처리 전에 "이 날 보낼게요"라고 정하는 고객과의 약속이에요. 입력 안 해도 발송은 돼요. 핵심은, 이걸 어겨도 2주(14일)가 지나기 전이면 페널티 대상은 아니라는 점이에요. 다만 예정일이 지나거나 14일이 경과하면 '배송 지연' 상태가 되고, 그때부턴 고객이 자유롭게 취소할 수 있어요.

발송가능일은 상품을 처음 등록할 때 정하는 발송 기한이에요. 예약일과 같은 개념이죠. 핵심은, 이걸 어기면 바로 페널티라는 거예요. 일반 상품은 보통 3영업일, 예약 상품은 등록할 때 설정한 날짜가 기준이고요.

정리하면, 페널티는 '발송가능일' 기준이에요. 발송예정일을 넘긴다고 바로 페널티가 붙는 건 아니고(배송 지연 상태로만 넘어가요), 발송가능일을 넘기면 페널티예요. 그래서 둘이 다를 땐 빠른 날짜를 기준으로 발송하세요. 예정일이 지나면 취소 위험이, 발송가능일이 지나면 페널티가 생기니까요.

'3영업일'이 정확히 며칠까지일까

여기서 꼭 짚을 게 '영업일' 계산이에요. 영업일은 주말과 공휴일을 빼고 세는 날이에요. 달력으로 3일이 아니라, 일하는 날로 3일이라는 뜻이죠.

일반 상품(발송가능일 3영업일)으로 예를 들어볼게요.

• 화요일에 주문이 들어왔다면 수·목·금이 3영업일이라, 금요일까지 보내면 돼요.
• 금요일에 주문이 들어왔다면 토·일은 빠지니까 월·화·수가 3영업일이고, 다음 주 수요일까지가 기한이에요.
• 중간에 공휴일이 끼면 그날도 빼고 세요. 예를 들어 그 주 수요일이 공휴일이면, 마감이 하루 더 뒤로 밀려요.

그러니까 "달력 3일"이 아니라 "일하는 날 3일"로 기억하세요. 주말이나 연휴가 낀 주에 주문이 몰리면 실제 마감일이 생각보다 뒤로 가니까, 연휴 전엔 발송 일정을 특히 넉넉히 잡는 게 안전해요. (예약 상품은 공휴일까지 포함해서, 등록 때 설정한 날짜 안에만 보내면 돼요.)

헷갈릴 땐 주문 하나하나의 정확한 발송 기한이 QSM 주문 상세에 표시되니까, 거기서 확인하는 게 제일 확실해요.

참고로 배송 지연 페널티는 3단계로 올라가요.

1. 주의 단계예요. 페널티 안내 메일이 와요.
2. 경고 단계예요. 발송 지연 포인트가 붙어요.
3. 제한 단계예요. 상품 판매와 프로모션이 제한되고, 적용 후 31일이 지나면 풀려요.

6. 배송 지연이 예상되면? '사전 안내'가 1순위

먼저 안내에는 두 종류가 있어요. 헷갈리기 쉬우니 구분해둘게요.

자동 안내는 발송예정일을 입력하면 "언제 발송 예정"이라는 메일이 고객에게 자동으로 가는 거예요. 발송 처리(송장 입력)를 하면 "배송됐습니다" 메일도 자동으로 가고요.

직접 안내(지연 메시지)는 입력한 예정일보다 더 늦어질 것 같을 때, 고객에게 직접 메시지로 "배송이 늦어진다"고 알리는 거예요.

여기서 중요한 함정. 발송예정일은 한 번 입력하면 수정이 안 돼요. 그래서 예정일을 넘길 것 같으면 날짜를 못 고치니까, 고객에게 직접 메시지로 미리 알려야 해요. 이게 진짜 '사전 안내'예요.

일본 고객은 배송 날짜에 민감해서, 말없이 늦으면 클레임으로 직행해요. 지연이 쌓이면 브랜드 이미지도, 페널티도 나빠지고요. 그러니 "늦을 것 같다 → 직접 메시지로 먼저 안내" 를 습관으로 만드세요.

그리고 '배송 지연' 탭에 뜬 건은 무조건 우선 발송하세요. (지연 상태에선 고객이 취소해버릴 수 있어요.)

7. 메가세일 땐 주문이 수십 배예요

큐텐 메가할인(메가와리) 기간엔 주문이 평소의 수십 배로 뛰기도 해요. 그래서:

• 재고를 넉넉히 준비 (품절 = 기회 손실)
• 발송 작업이 밀릴 것 같으면 사전 안내 + 발송예정일을 현실적으로
• 폭증한 주문을 제때 보내야 페널티를 피하고 다음 행사도 참여할 수 있어요

발송에 집중하려면, 등록은 자동화로

주문·발송 관리는 매출이 늘수록 손이 많이 가요. 그런데 여기에 상품 등록까지 수작업이면, 정작 중요한 발송·CS 품질에 쓸 시간이 부족해지죠.

저희가 만든 데이제로(DayZero) 로 상품 수집·등록을 자동화해두면, 그 시간을 주문 확인·발송·고객 응대에 쓸 수 있어요. 발송이 밀려 페널티 받는 일도 그만큼 줄고요.

→ 데이제로 살펴보기